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信息化时代档案管理的重要性

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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 信息化时代档案管理的重要性 作者:王怀庆 来源:《中国管理信息化》2015 年第 16 期 [摘 要]随着互联网技术的不断发展,社会逐渐进入信息化时代,各行各业都在积极的开展 信息化建设。档案作为一种工作历史记录,代表特殊的文化资源,是一种重要的记录形式和载 体。档案是信息社会的产物,加强对档案信息化管理的探究,是目前档案工作者的一项重要任 务。基于此,本文就档案信息化管理的重要性进行分析,并提出具体管理对策。 [关键词]信息化时代;档案管理;重要性 doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144 [中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)16-0-01 在信息技术高速发展的现在,企业档案管理工作面临着严峻挑战。传统档案管理模式已经 完全不能和先进的科学管理方案接轨,不能适应社会发展需求。因此,企业必须积极改正陈旧 的管理方式,寻求全新的管理模式,促进企业档案管理的发展。 1 档案管理现状分析 1.1 档案管理观念落后 对档案管理工作不重视是大部分企业普遍存在的问题。主要表现在以下几方面:第一,大 部分企业,缺乏档案管理的专业部门。第二,管理者对档案管理工作认识不足。大部分企业管 理者错误地认为档案管理工作就是对企业资料的整理,并不能给企业带来经济效益,这种想法 导致企业不愿意设立专门的档案管理部门。 1.2 档案管理信息化水*低 目前,大部分企业档案管理信息化水*低,主要体现在以下几个方面:第一,部分企业仍 采用传统档案管理模式,对计算机及科学技术利用不足,导致档案管理效率低下。第二,部分 员工没有正确认识档案信息化建设的内涵,错误地认为信息化即数字化,导致档案管理的信息 化建设水*较低。 1.3 档案管理不能为公司服务 传统档案管理模式分为档案的搜集和整理鉴定,只要保证企业档案的历史记录完整即可。 但是,这种档案管理模式不能为提供良好企业服务。好的企业档案管理能在企业中起到积极的 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 促进作用,在档案中找到企业发展的兴衰点,找到发展的不足并寻求新的解决方案,作用于企 业发展,为企业服务。 2 信息化时代档案管理的建议 2.1 科技存档 当前的档案管理工作应该向数字化靠拢,从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管 理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理,以基本信息为管理对象, 对各个部门信息行进数字化处理。在进行电子存档时,首先,要建立相关档案的网页,建立数 字化视频档案数据库检索模式,以便于档案的查找与利用。其次,要充分利用相关部门网站制 作网页,使档案管理服务于系统互联网,并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子档 案建立中,要保证档案内容的真实性和安全性,且快速实现资源共享。在互联网上,应实现档 案管理的自动化和法制化,真正做到档案信息交流和利用。 2.2 信息化管理 传统档案管理模式是以图片、手写信息、影像等为载体进行管理,档案管理人员主要以手 工操作的形式完成档案的收集和整理,最后完成存档。随着信息化程度加深,特别是国外先进 档案管理技术的引进,奠定了档案管理科技化基础,电子化档案管理模式使档案从人工手写变 为计算机存档,这是办公手段的历史性改变,为档案管理提出了更高要求,使档案管理走向现 代化和科技化。也从另一个角度要求档案工作者加强学*档案管理技能,适应新形势下的工作 方式变更,更加快捷、准确地为社会创造经济效益。 2.3 工作重心向信息偏移 在传统档案整理实践中,主要工作是档案实体数据整理。在实际档案管理中,档案实体管 理是对档案的流程化控制。而计算机存档技术给传统档案管理模式带来巨大挑战,传统档案管 理无法应对电子信息时代的数字化处理要求,因此,档案实体化管理越来越弱化。档案管理事 业的关注焦点从文件实体化向文件形成化发展,使文件整理和保管与科技有机联系起来。 2.4 培养信息化档案管理人才 在档案管理中,应着重引进和培养现代化管理人才,全面提高工作人员素质,积极改善档 案管理设备,提高档案管理手段。为此,首先,要努力培养档案管理的数据库开发人才,只有 优秀的人才储备,才能更好地服务于档案管理工作。其次,企业要积极地为档案管理人才提供 提升能力的机会,设立专门的培训机构,提高档案管理人员的知识结构和整体水*,加强工作 人员的理论研讨和学术交流。最后,要引进了解信息化的技术人才,具有现代化管理水*的管 理人员,切实提升档案管理部门的服务质量。 3结语 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 随着信息技术不断发展,传统实体式档案存档方式已不适用于企业的发展。因此,档案信 息处理自动化和数字化的趋势势在必行。档案工作面临着从传统到科技化的重大变革,如何加 速档案管理科技化成为当前研究的重点。企业要寻找传统档案管理模式的不足,汲取现代化的 档案管理模式,形成符合企业实际发展的方法,更好地为社会服务。 主要参考文献 [1]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].济南:山东大学,2012. [2]李勇.浅谈信息化时代档案管理工作[J].经营管理者,2010(14):133-134.



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